Todo lo que debes saber
En 2025, entra en vigor una normativa que marcará un antes y un después en la forma de facturar en España: la facturación electrónica obligatoria. Si tienes una empresa, eres autónomo o formas parte del equipo administrativo de cualquier organización, este artículo te interesa.
A continuación, analizamos en detalle qué implica esta medida, a quién afecta, qué debes tener en cuenta y cómo prepararte para cumplir con la ley sin complicaciones.
¿Qué es la facturación electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria es una medida impulsada por la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), cuyo objetivo principal es digitalizar los procesos administrativos, mejorar la trazabilidad de las transacciones y reducir la morosidad en el tejido empresarial español.
Esta normativa obliga a empresas y autónomos a emitir y recibir facturas en formato digital a través de soluciones compatibles con los sistemas establecidos por la Agencia Tributaria.
¿Cuándo entra en vigor la obligación?
La entrada en vigor se ha establecido en dos fases:
- 2025: Para empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros.
- 2026: Para el resto de empresas y autónomos.
Esto significa que la factura digital será obligatoria a partir de 2025 para muchas empresas españolas, y se espera que en 2026 lo sea para todos.
¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?
La normativa afecta a:
- Empresas de todos los tamaños (grandes, medianas, pequeñas).
- Autónomos y profesionales independientes.
- Proveedores de servicios y productos que emitan facturas a otras empresas o administraciones públicas.
En resumen, si emites facturas, esta ley te afecta.
¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?
Para cumplir con la normativa, la factura electrónica obligatoria debe:
- Estar en un formato estructurado (como Facturae).
- Incluir firma digital para garantizar autenticidad e integridad.
- Cumplir con los estándares de la Agencia Tributaria.
- Ser enviada a través de plataformas homologadas.
- Incluir un identificador único de factura.
Además, deberá garantizar el acceso, la lectura y la conservación de las facturas electrónicas durante el plazo legal de 4 años.
Beneficios de la facturación electrónica
Aunque pueda parecer un reto adaptarse a esta nueva obligación, las ventajas son numerosas:
- Ahorro de tiempo y costes: Se eliminan procesos manuales y se reduce el uso de papel.
- Mayor control y trazabilidad: Todo queda registrado y centralizado.
- Mejora en la gestión del cobro: La transparencia en las transacciones reduce la morosidad.
- Cumplimiento legal: Te aseguras de estar al día con la normativa fiscal.
- Sostenibilidad: Disminuye el impacto medioambiental.
¿Cómo prepararse para la facturación electrónica obligatoria en 2025?
Si todavía no has comenzado el proceso de digitalización, este es el momento. Aquí tienes los pasos recomendados:
1. Evalúa tu sistema actual de facturación
Analiza si tu sistema actual es compatible con los requisitos legales y si ofrece funcionalidades para generar facturas electrónicas en formato Facturae o XML.
2. Elige un software de facturación homologado
Elige una solución como Isbue, que se adapta a la normativa y te permite automatizar todo el proceso de emisión, recepción y almacenamiento de facturas digitales.
3. Forma a tu equipo
Es fundamental que tu equipo administrativo esté al tanto de los cambios y aprenda a utilizar las nuevas herramientas.
4. Establece una estrategia de transición
Define un calendario interno para realizar pruebas, importar datos y ajustar tus procesos antes de la fecha límite.
¿Qué pasa si no cumples con la normativa?
La Agencia Tributaria podrá imponer sanciones económicas si no se cumple con la facturación electrónica obligatoria. Además, podrían bloquearse tus relaciones comerciales con clientes o proveedores que sí estén en cumplimiento, generando un gran impacto en tu actividad diaria.
¿Qué funcionalidades debe tener tu software de facturación?
No todos los programas son iguales. Asegúrate de que la herramienta elegida cuente con:
- Integración con AEAT (Agencia Tributaria)
- Generación automática de Facturae
- Firma digital
- Control de cobros y pagos
- Histórico de facturas emitidas y recibidas
- Informes y estadísticas
👉 En Isbue, ofrecemos todo esto y mucho más. Nuestro software se adapta a empresas de cualquier tamaño y sector, facilitando el cumplimiento normativo de forma simple y eficaz.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato debe tener una factura electrónica?
El formato más común exigido por la Administración es el Facturae (.xsig), aunque algunos sectores pueden usar XML o PDF firmados digitalmente.
¿Las facturas en PDF sirven?
Solo si están firmadas digitalmente y cumplen con todos los requisitos legales. Por sí solas, las facturas en PDF no garantizan validez legal.
¿Tengo que usar una plataforma concreta?
No necesariamente, pero sí debes usar un proveedor homologado que cumpla con los estándares de la Agencia Tributaria.
Conclusión
La facturación electrónica obligatoria en 2025 es un paso clave hacia la transformación digital en el ámbito empresarial. Más allá del cumplimiento legal, supone una oportunidad para modernizar tu empresa, ganar en eficiencia y seguridad, y mejorar la relación con tus clientes y proveedores.
No esperes al último momento. Adelántate al cambio y haz de la factura digital una ventaja competitiva.
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