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Organización y gestión

Uso y abuso de las reuniones

Una de las principales temáticas de este blog es la organización.  La organización está íntimamente ligada a la mayoría de los proyectos informáticos en los que trabajo.  En esta ocasión trato un tema que siempre me ha preocupado pero que lo he tenido muy presente estos meses.  El motivo de esa presencia son las reuniones mantenidas en estos meses.  Y sobre todo la diferencia de resultados entre unas y otras.

He tenido reuniones rápidas y eficaces.  En concreto las matenidas con un nuevo colaborador con el que he coincidido en varias ocasiones se cuentan por éxitos.  Llegamos,  intercambiamos informaciones, recojemos ideas, planificamos tareas y objetivos y nos vamos a trabajar.  Las tareas se hacen y lo objetivos se cumplen en un porcentaje adecuado (bueno, pero queremos subir ese porcentaje).

En otras el rendimiento es menor, mucho menor.  Pero además hemos tenido un proyecto dónde el rendimiento de las reuniones era… negativo.  Sí, sé que me veo obligado a justificar tal ‘medición’ pero no es difícil.  La reunión terminaba con unos acuerdos que hacían retroceder el proyecto.  Se trata sin lugar a duda de casos no habituales, aunque no excepcionales.  Esto me ha hecho meditar al respecto e intentar sacar algunas conclusiones.

Lógicamente la meditación empezó por documentarme.  Lo hice en Internet y en mi biblioteca. Exceso de libros de ‘autoayuda’ sobre el tema.  La autoayuda me resulta torpe.  En la gran mayoría de casos son reglas que a una persona le ha resultado útil, pero pocos meditadas y pocos razonadas. Sencillamente la experiencia de alguien voluntarioso con algunos recursos intelectuales pero no demasiados.  Pido perdón por mi queja de este tipo de libros, pero la iré justificando. De momento puedes ver uno de mis artículos contra uno de los best-seller de la autoayuda: 

http://otrainformaticaesposible.blogspot.com.es/2013/04/contra-la-autoayuda-quitarse-de-enmedio.html

De todas formas, algunas ideas aportó la bibliografía.    Por ejemplo, Edward De Bono en su libro ‘Seis sombreros para pensar‘ da algunas indicaciones que pueden ser útiles en las reuniones y discusiones.  Se trata de proponer unas formas de pensar o exponer que pueden aportar informaciones relevantes en un tema. Quizás en otro momento entraré más en profundidad sobre lo bueno y la malo que veo en ello.  Reconozco que unas pautas para las exposiciones suelen ser útiles. 

Entiendo también que puede haber distintos tipos de reuniones.   De alguna forma me estoy orientando a reuniones productivas sobre un proyecto.  No encajan las reuniones ‘motivadoras’. Hay reuniones dónde el objetivo es subir la moral de los reunidos.  Lo entiendo y no quiero quitar su importancia.  Pero me centro en mi tipo, insisto, reuniones productivas para un proyecto.

Vamos pues a dar algunas ideas básicas. Es mi primer artículo sobre el tema. Con el tiempo espero madurar los conocimientos y no descarto escribir otro totalmente distinto.

Primera idea: Transmitir información 

Desde luego es necesario evitar divagaciones excesivas y exposiciones irrelevantes.  Por decirlo de forma clara, la exposiciones en las que se transmite información relevante deben ser mayoría.   La palabra relevante es … ¡relevante!, quiero decir que en la reunión en la que se trata un tema o un problema concreto, debe primar la información útil sobre ese tema o problema.  Lo contrario se llama divagar.  En consonancia con algunos de los textos visto tengo que admitir que es bueno un pequeño porcentaje de divagación.   Es útil por motivos de atención, relajar tensiones, ganar simpatías, motivación y otros.  Pero  la información relevante debe tener un peso importante.  

Segunda idea: El teléfono se inventó hace tiempo, el email también.

Una reunión tiene un coste mayor de enviar un email.  No tiene sentido convocar una reunión para transmitir una información escasa que cabe en un par de emails o en una conversación telefónica. 

El motivo por el que esta idea no se aplica suele ser que cuesta trabajo explicarse.  Así que el motivo de la reunión es transmitir un estado de ánimo para que ‘el que piensa’ pregunte, extraiga la información esa que cabe en el email y proceda en consecuencia.

Una pérdida de tiempo.


Tercera idea: Un mínimo de control

Las reuniones dónde no hay ni siquiera orden del día o el tema de la misma no está concretado, no suelen ser las más productivas.  Hay  un motivo obvio, si queremos tratar algo con un mínimo de rigor debemos ir preparado y para eso hay que saber que es lo que vamos a tratar.  Desgraciadamente abundan las reuniones dónde tras un buen rato se descubre que su convocatoria es un problema no enunciado.  Una vez descubierto el problema, su solución es inmediata.   

Corolario de lo anterior son un tipo de reuniones que consiste en planificar unas labores y al poco tiempo recibir una llamada pidiendo otra reunión porque no se han ejecutado dichas labores.   He sufrido este problema varias veces este año.  Más o menos esta es la  historia: Me reuno con alguien, nos distribuimos trabajo y a la semana recibo una llamada protestando de que el tema está parado y hace falta otra reunión.   Lo extraño es que el que me llamaba … ¡era el que no había hecho su parte!.   

Por eso es importante un seguimiento tras la reunión y analizar los problemas.  Muchas veces no se cumple lo acordado por falta de información. Esto es un vício que ya he enunciado en el punto anterior.  Si el convocante lo hace más por un estado de ánimo que por una información concreta, es muy habitual que luego no haga sus tareas. para hacerlas no hace falta solo interés y ánimo, hace falta saber.

En la siguiente reunión debe comprobarse  explícitamente el resultado de la anterior.

Los motivos de las reuniones deben estar claros antes de la reunión y después de la misma debe estar claro lo tratado y lo acordado.  


En resumen

Debemos ser productivo en las reuniones.  No son solo para transmitir ánimo, hay que transmitir ideas reales, organizarlas y ejecutarlas.   No sustituya sus problemas de comunicación con reuniones.  Debemos saber comunicar por todos los medios a nuestra disposición

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